2024 Yılında İrtibat Bürosu Kuruluşu, Süre Uzatımı ve Yükümlülükler Rehberi

Gelişmekte olan ülkeler, uluslararası finansman ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla yabancı yatırımları destekleyen bir tutum sergilerler. Yabancı yatırımlar ile birlikte, sermaye akışının hızlanması, teknoloji transferi sağlanması, istihdam olanaklarında artışlar, makroekonomik istikrar ve küresel entegrasyonda önemli bir gelişim sağlanır. Türkiye de bu duruma uyum sağlayarak 1950’li yıllarda yabancı sermayeyi teşvik etmeye yönelik ciddi adımlar atmıştır. Günümüzde bu adımların başında, 2003 yılında yürürlüğe giren 4875 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu ile hız kazanan, yabancı şirketlerin irtibat bürolarının ve şubelerinin Türkiye'de kurulum şartlarının düzenlenmesi olmuştur.

İrtibat büroları, yabancı şirket tarafından sağlanan mal ve hizmetlerin tanıtılması, yabancı şirketlerin Türkiye'de temsil edilmesi, Türkiye’deki tedarikçilerin kalite ve standart açısından denetimi, teknik destek sağlanması, iletişim ve bilgi sağlanması, pazar araştırması yapmak, bölgesel yönetim gibi faaliyetleri yürütebilirler

Hazırladığımız bu rehberde yabancı şirketlerin Türkiye'de irtibat bürosu kurmasına ve yürütmesine ilişkin detaylı bir giriş yapacağız. İrtibat bürolarının yükümlülüklerinden ve avantajlarından da ayrıca detaylı bir şekilde bahsedeceğiz.

İçindekiler

1. İrtibat Bürolarının Kuruluşu

   1. Yeni Kurulan Yabancı Şirketlerin Başvuruları

   2. Özel Mevzuata Tabi Şirketlerin İrtibat Bürosu Başvuruları

2. İrtibat Bürosu Kurmak İçin İstenen Belgeler

3. İrtibat Bürosu İzin Süreleri

4. İrtibat Bürolarının Yükümlülükleri

   1. İrtibat Bürosu Bildirim Yükümlülüğü

   2. İrtibat Bürolarında Döviz Yükümlülüğü

   3. İrtibat Bürolarının Muhasebe ve Vergi Yükümlülüğü

   4. İrtibat Bürolarının SGK Yükümlülüğü

   5. İrtibat Bürolarının KVKK Kapsamında Sorumlulukları

5. İrtibat Bürosu ve Şube Arasındaki Farklar

6. İrtibat Bürolarının Kapanışı

7. Sonuç ve Değerlendirme

Hazırsak başlayalım...

1. İRTİBAT BÜROLARININ KURULUŞU

İrtibat Bürosu Kurma Şartları ve Kurulum Süresi

Türkiye'de irtibat bürosu kurmak isteyen uluslararası şirketlerin aşağıdaki şartları sağlaması gerekmektedir:

- Şirketin yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş olması,

- Şirketin Türkiye'de ticari faaliyette bulunmaması.

Yabancı şirketin irtibat bürosu izin işlemleri Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından yürütülmektedir. İrtibat bürosu kuruluş izni verilmesi, istenen bilgi ve belgelerin eksiksiz sunulması durumunda, başvuru tarihinden itibaren 15 iş günü içerisinde netleşmektedir. İrtibat bürosu kurulumu için alınan izin, süre bitiminde yine Bakanlık tarafından uzatılabilmektedir, bu durumda yine 15 gün içerisinde başvuru tamamlanmaktadır.

Yeni Kurulan Yabancı Şirketlerin Başvuruları

Yabancı şirketlerin faaliyet gösterdikleri ülkede yeni kurulması durumunda Türkiye’de irtibat bürosu açma talepleri, şirketin faaliyet alanı, sermaye yapısı ve çalışan sayısı gibi unsurlar dikkate alınarak ayrıca değerlendirilmektedir. Bakanlık yeni kurulan şirketin, kuruluşundan itibaren en az bir yıl geçmiş olmasını şart koşabilmektedir.

Özel Mevzuata Tabi Şirketlerin İrtibat Bürosu Başvuruları

Para ve sermaye piyasaları, sigortacılık gibi özel mevzuatla düzenlenen alanlarda irtibat bürosu açmak isteyen yabancı şirketlerin talepleri, ilgili özel düzenlemeler çerçevesinde Türkiye'de yetkilendirilen kurumlar tarafından incelenmektedir. Gerekli görüldüğü takdirde, ilgili izin veya lisans yetkisini veren Türkiye'de ki kuruluşların görüşleri alındıktan sonra izin başvuruları sonuçlandırılmaktadır.

2. İRTİBAT BÜROSU KURMAK İÇİN İSTENEN BELGELER

Türkiye’de irtibat bürosu kurmak isteyen yabancı şirketler, başvuru öncesinde aşağıdaki belgeleri Bakanlık'a sunmalıdır:

a) Başvuru formu,

b) İrtibat bürosunun yürüteceği işlerin kapsamını ve büronun ticari faaliyetlerde bulunmayacağını taahhüt eden beyan yazısı ve beyanı imzalayan yabancı şirket yetkilisinin imza sirküleri,

c) Yabancı şirkete ait yönetmelikte öngörülen şartlarda hazırlanmış faaliyet belgesi,

ç) Yabancı şirketin faaliyet raporu, bilançosu ve gelir tablosu,

d) İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütecek kişiye verilen yetki belgesi, vekil atandı ise ayrıca vekaletname.

3. İRTİBAT BÜROSU İZİN SÜRELERİ

İrtibat bürolarına beyan ettikleri faaliyet kapsamında en fazla 3 yıl süreyle izin verilmektedir. İlk başvuruda verilen 3 yıllık faaliyet süresi sonunda, irtibat büroları süre uzatımı talebinde bulunabilir ve daha uzun süreler için Bakanlık'a başvurabilirler.

Faaliyet süresini uzatmak isteyen irtibat büroları, faaliyet süreleri tamamlanmadan önce başvuruda bulunmalıdır. İrtibat bürosu süre uzatma talepleri değerlendirilirken; irtibat bürosunun geçmiş yıllardaki faaliyetleri, yabancı şirketin Türkiye’deki geleceğe yönelik planları ve hedefleri, mevcut ve beklenen harcama tutarları ve istihdam edilen personel sayısı dikkate alınmaktadır.

Belirtilen şartların incelenmesi neticesinde aşağıdaki tabloda ayrıntılarına yer verilen faaliyet kolları gözetilerek, faaliyet izni süresi 5-10 yıl uzatılabilmektedir. Ancak, pazar araştırması yapmak veya yabancı şirketin ürün ve hizmetlerini tanıtmak amacıyla izin alan büroların faaliyet sürelerinin uzatılamadığı unutulmamalıdır.

Faaliyet Türü	Süre
Temsil ve ağırlama (Yabancı şirketin sektörel kuruluşlar nezdinde ve ilgili organizasyonlarda temsil edilmesi, yabancı şirket yetkililerinin Türkiye’deki iş temaslarının koordinasyonu ve organizasyonu, bu kişilerin ofis kullanım ihtiyaçlarının karşılanması)	5 yıl
Türkiye’deki tedarikçilerin kalite ve standart açısından kontrolü, denetimi ve tedarikçi temini (Yabancı şirket adına üretim yaptırılan firmaların, yabancı şirketin kalite standartları çerçevesinde denetlenmesi, yabancı şirketin ürün ve üretici taleplerinin temini)	5 yıl
Teknik destek (Distribütörlere yönelik eğitim veya teknik destek sağlanması, tedarikçi üreticilere kalite standartlarını arttırmaları yönünde destek hizmeti sunulması)	5 yıl
Haberleşme ve bilgi aktarımı (Türkiye ile iş ilişkisi içinde bulunan yabancı şirkete iletilmek üzere piyasadaki gelişmeler, tüketici eğilimleri, rakip firmaların ve distribütörlerin satış durumları, distribütör firmanın performansı, vb. konulara ilişkin bilgilerin toplanması ve aktarılması)	5 yıl
Bölgesel yönetim merkezi (Yabancı şirketin, diğer ülkelerdeki birimlerine yönelik olarak; yatırım ve yönetim stratejilerinin oluşturulması, planlama, tanıtım, satış, satış sonrası hizmetler, marka yönetimi, finansal yönetim, teknik destek, AR-GE, dış tedarik, yeni geliştirilen ürünlerin test edilmesi, laboratuvar hizmetleri, araştırma ve analiz, çalışanların eğitimi gibi faaliyetlere ilişkin koordinasyon ve yönetim hizmeti sağlanması)	10 yıl

4. İRTİBAT BÜROLARININ YÜKÜMLÜLÜKLERİ

İrtibat Bürosu Bildirim Yükümlülüğü

İrtibat bürosu kuruluş izni başarıyla sonuçlanan yabancı şirketler, vergi dairesine kayıt belgelerini ve kira sözleşmelerini en geç 1 ay içinde sunmalıdır. Ayrıca, irtibat büro adresi, yetkili kişi ya da yabancı şirketin unvanında meydana gelen değişiklikler, değişiklik tarihinden itibaren en geç 1 ay içinde, yeni adresi gösteren kira sözleşmesi, yeni yetkili kişiye ait yetki belgesi ya da unvan değişikliğini belgeleyen evraklar birlikte bildirilmelidir. İlerleyen zamanlarda süre uzatımı başvurularında bu hususların zamanında yerine getirilmesi önem arz edecektir.

İrtibat büroları, her yıl en geç Mayıs ayının sonuna kadar, önceki yılın faaliyetlerine ilişkin bilgileri içeren formları ve eklerini Bakanlık'a iletmelidir. Yine belirtmek gerekirse, faaliyet bilgi form ve eklerini göndermeyen büroların süre uzatma başvuruları olumsuz sonuçlanmakta, bazı durumlarda ise faaliyet izinleri kendiliğinden iptal edilebilmektedir.

İrtibat bürolarının faaliyetlerinin herhangi bir ön bildirimde bulunmadan denetlenebileceği unutulmamalıdır. Denetim sonucunda, izin verilen kapsam dışında faaliyet gösterdiği tespit edilen irtibat bürolarına, yürütülen faaliyetler için izin başvurusu yapmaları amacıyla 30 günlük ek bir süre tanınmaktadır. Gerekli durumlarda bu süre en fazla 30 gün daha uzatılabilir. Verilen süre sonunda başvuruda bulunmayan büroların faaliyet izni doğrudan iptal edilmektedir. Ticari faaliyet yürüttüğü tespit edilen irtibat borularında ise herhangi bir ek süre sağlanmadan izin iptali gerçekleştirilir ve ilgili mercilere ayrıca bildirimlerde bulunulur.

İrtibat Bürolarında Döviz Yükümlülüğü

İrtibat bürolarının Türkiye'de faaliyetlerini sürdürmek için yaptığı harcamalar ve kullandığı kaynaklar belirli düzenlemelere tabidir. İrtibat bürolarının her türlü giderleri yurtdışından getirilen döviz ile karşılanmalıdır. Ana şirketin Türkiye’deki irtibat bürosuna TL cinsinden para göndermemesi gerekmektedir. Yurtdışından aktarılan fonların kayıt altına alınması, bir diğer ifadeyle döviz getirilen fonların bankalar aracılığıyla Türk Lirası'na çevrilmesi işlemleri Döviz Alım Belgeleri (DAB) ile takip edilmeli ve mayıs ayında yapılacak faaliyet bildirimine dahil edilmelidir. İrtibat bürosunun ticari olmayan, varlığını sürdürmesi için dolaylı elde ettiği kazançları, örneğin duran varlık satışı, ayrıca mayıs ayındaki faaliyet bildirimine dahil edilmelidir.

İrtibat Bürolarının Muhasebe ve Vergi Yükümlülüğü

İrtibat bürolarının, ticari faaliyette bulunmaması nedeniyle Türkiye’de kurumlar vergisi ve katma değer vergisi mükellefiyeti bulunmamaktadır. Mükellefiyetleri bulunmaması nedeniyle bilanço, yevmiye defteri gibi mali ve yasal defterleri tutma zorunluluğu da bulunmamaktadır. Ancak büroların yürüttüğü işlemler nedeniyle mali mevzuat hükümleri gereğince aşağıda örneklerine yer verilen yükümlülükleri bulunmaktadır, bunlar:

- Kurumlar Vergisi Kanunu'nun 30. maddesinde belirtilen irtibat bürolarının dar mükelleflere yaptığı ödemelerde tevkifat yapma zorunluluğu, örneğin X irtibat bürosunun yurtdışında Y danışmanlık firmasına yaptığı ödemeler,

- Gelir Vergisi Kanunun'nun 94. maddesinde belirtilen irtibat bürolarının Türkiye'de mukim kişilere yaptığı ödemelerde tevkifat yapma ve muhtasar beyanname ile beyan zorunluluğu, örneğin büronun kiralanması, temizliği vb. durumunda yapılan ödemeler vb.

İrtibat Bürolarının SGK Yükümlülüğü

İrtibat bürolarında çalışanları, ücret ödemelerinin işverenin Türkiye dışında elde ettiği kazançları üzerinden döviz olarak yapılması şartıyla, gelir vergisinden muaftır. Sosyal güvenlik açısından konuyu ele aldığımızda irtibat bürolarında çalışan kişilerin Türk vatandaşı olması durumunda çalışanlar için sosyal güvenlik primleri ödenmesi zorunludur ve bu primler için herhangi bir muafiyet söz konusu değildir. Ödenen primler aylık olarak Sosyal Güvenlik Kurumu'na ayrıca bildirilmelidir. Çalışan kişilerin kendi ülkelerinde sosyal sigortaya tabi olmasını beyan etmesi ve beyanının onaylanması durumunda yabancı uyruk kişiler sosyal sigorta ödemelerinden muaf tutulabilir.

İrtibat Bürolarının KVKK Kapsamında Sorumlulukları

Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 23/07/2019 tarih ve 2019/225 sayılı kararı ile, İrtibat bürolarının şube niteliği taşımamaları nedeniyle Sicile kayıt olma yükümlülüğüne tabi olmadıkları ifade edilmiştir. Ancak irtibat bürolarının sicile kayıt yükümlülüğü bulunmasa dahi KVKK mevzuatının diğer hükümlerine tabi olduğu ve mevzuata uygun hareket etmesi gerektiği unutulmamalıdır.

5. İRTİBAT BÜROSU ve ŞUBE ARASINDAKİ FARKLAR

İrtibat büroları Türkiye'de herhangi bir ticari faaliyet yürütemezken, şubeler ticari faaliyetlerde bulunabilirler. Bu durum, şube ve irtibat bürosu arasındaki temel farklılıktır. Şubeler sözleşme imzalama, iş ilişkileri kurma gibi iş ve işlemleri yürütebilirler. Şubelerin bu nedenle ticaret siciline kayıt olma zorunluluğu bulunmaktadır. Bir diğer önemli fark irtibat bürosu kuruluş izninin sınırlı bir süre ile verilmesi, şubelerin ise herhangi bir süreye tabi olmamasıdır. Yabancı şirketler irtibat bürosu faaliyetleri sonrasında ticari faaliyetleri geliştirmek amacıyla şube açma yoluna gitmektedir.

6. İRTİBAT BÜROLARININ KAPANIŞI

İrtibat büroları faaliyetlerini sonlandırmak istediklerinde, ilk olarak vergi dairesinden alacakları evraklar ile bildirimde bulunmalıdır. Vergi daireleri genellikle irtibat bürosu kapanışına ilişkin yurtdışındaki ana şirket tarafından alınmış kurul kararı talep etmektedir. Kurul kararı tercüme ve apostil yapılarak vergi dairesine sunulmalıdır. Vergi memuru büronun kapanışını teyit etmek amacıyla irtibat büro adresini ziyaret edebilmektedir. Kapanış ile birlikte banka hesaplarının kapatılması, mükellefiyetlerin sona erdirilmesi, personel işlemlerinin tamamlanması gibi hususların zamanında yapılması önem arz etmektedir. Kapanış işlemlerinde yapılan aksamalar veya süresinde tamamlanmayan işlemler ilerleyen zamanlarda yeni başvuru yapılması durumunda incelemeye tabi olabilmektedir.

SONUÇ ve DEĞERLENDİRME

Türkiye, yabancı yatırımcıları teşvik eden politikaları ve düzenlemeleriyle, irtibat bürolarının kurulumu konusunda cazip bir ortam yaratmıştır. Bu büroların etkin bir şekilde işletilmesi, yabancı yatırımcıların Türkiye pazarında kalıcı hale gelmelerine ve uzun vadeli yatırımlar yapmalarına zemin hazırlayacaktır. İrtibat büro işlemlerinin doğru bir şekilde yönetilmesi, izin işlemlerinin ve yükümlülüklerin düzenli takip edilmesi potansiyel yatırımcılar açısından önem arz etmektedir. İrtibat büro işlemlerinin konunun ehli danışmanlık şirketleri aracılığıyla yürütülmesi tüm süreçte yatırımcılara fayda sağlayacaktır. İrtibat Bürosu Danışmanlığı hizmetimize ilişkin ayrıntılı bilgiler için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.

Loba Partners

Vergi Danışmanlık Ekibi

İletişim: (0212) 806 7407